Die Vorstellung von einer Gehaltsabrechnung, die in einer Schublade verloren geht, oder von einem Dokument, das mit der Zeit verschwindet, gehört der Vergangenheit an. Seit 2017 hat sich die Übergabe der Gehaltsabrechnung im elektronischen Format im Berufsleben durchgesetzt, es sei denn, der Arbeitnehmer widerspricht ausdrücklich. Ab 2025 wird es strenger: Jeder Arbeitnehmer muss über einen sicheren digitalen Raum verfügen, der mit France Travail vernetzt ist, um alle seine Gehaltsabrechnungen einfach und dauerhaft wiederzufinden.
Dieser digitale Wandel zielt darauf ab, den Arbeitnehmern einen ständigen Zugang zu ihren Dokumenten zu garantieren und die Verwaltungsverfahren zu erleichtern. Doch hinter dieser Vereinfachung stehen auch strenge Anforderungen an die Vertraulichkeit und den Umgang mit persönlichen Daten. Die Unternehmen haben nicht mehr wirklich die Wahl: Ihre Verwaltungstools anzupassen, wird zur Notwendigkeit, andernfalls setzen sie sich rechtlichen oder organisatorischen Schwierigkeiten aus.
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Datenlose Gehaltsabrechnung: Was sich mit der Regelung 2025 ändert
Die datalose Gehaltsabrechnung macht einen weiteren Schritt. Ab dem nächsten Jahr wird jeder Arbeitgeber verpflichtet sein, jede Gehaltsabrechnung online in einem digitalen Tresor zu archivieren, der mit den öffentlichen Diensten kompatibel ist. Diese Maßnahme ist nicht kosmetisch: Sie garantiert jedem Arbeitnehmer die Möglichkeit, seine Gehaltsabrechnungen zu finden, ohne von Dritten abhängig zu sein, selbst Jahre nach dem Verlassen des Unternehmens. Sicherheit, Zugänglichkeit und Konformität mit der DSGVO werden zu den neuen Standards.
Das Arbeitsrecht regelt diese Entwicklung streng. Wenn der Arbeitgeber das Format bestimmt, muss er jeden Arbeitnehmer über sein Recht informieren, die elektronische Gehaltsabrechnung abzulehnen. Diejenigen, die Papier bevorzugen, können dies weiterhin verlangen. Doch in der Realität schreitet die Datenlosigkeit der Gehaltsabrechnungen auf allen Fronten voran, mit wenigen Ausnahmen, die bestimmten Status oder Tarifverträgen zuzurechnen sind.
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Die Gehaltsabrechnung wird digitalisiert, aber Sicherheit bleibt eine nicht verhandelbare Anforderung. Die Plattformen, die für die Speicherung der online Gehaltsabrechnung ausgewählt werden, müssen Vertraulichkeit, Authentizität und Datenspeicherung garantieren. Zum Beispiel bietet mein ADP einen personalisierten Zugang zu jeder Abrechnung, im Einklang mit dem Dekret Nr. 2016-1762 und Artikel R3243-4 des Arbeitsgesetzbuchs. Um Komplikationen bei der nominativen Sozialerklärung (DSN) zu vermeiden, müssen die Unternehmen ihre Gehaltssoftware umgehend anpassen und ihre internen Praktiken überdenken.
Welche konkreten Vorteile gibt es heute für Arbeitnehmer und Arbeitgeber?
Der Übergang zur online Gehaltsabrechnung verändert die Situation im Alltag der Mitarbeiter und der Führungskräfte. Auf der Seite der Arbeitnehmer ist jedes Dokument in wenigen Klicks zu finden, sei es am Computer, Tablet oder Smartphone. Das Rätsel um das unauffindbare Dokument gehört der Vergangenheit an: Ein digitaler Tresor sorgt für die Aufbewahrung der Gehaltsabrechnungen, unter Einhaltung der Vertraulichkeitsregeln und der DSGVO.
Für den Arbeitgeber verändert die elektronische Gehaltsabrechnung die Gewohnheiten. Die Übermittlung der Dokumente erfolgt nahezu sofort, die Kosten für Papier, Druck und Versand verschwinden wie von Zauberhand. Die Nachverfolgung der Übergabe jeder Gehaltsabrechnung wird einfacher, jeder Schritt kann nachverfolgt und gerechtfertigt werden. Die Automatisierung, die mit der Gehaltsabrechnung einhergeht, reduziert das Risiko von Fehlern und erleichtert die Einhaltung bei der nominativen Sozialerklärung.
Hier sind die wichtigsten konkreten Vorteile, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer festhalten:
- Zeitersparnis für die HR-Abteilungen, die sich dann auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.
- Erhöhte Sicherheit dank zertifizierter Plattformen, die mit dem Arbeitsrecht konform sind.
- Flexibler Zugang für die Arbeitnehmer: jederzeitige Einsichtnahme, Möglichkeit, jedes Dokument herunterzuladen oder automatisch zu archivieren.
Die datalose Gehaltsabrechnung beseitigt auch die Sorgen um Verlust, Beschädigung oder Fälschung der Abrechnungen. Elektronische Dokumente bieten eine Zuverlässigkeit und Lesbarkeit, mit der sowohl Arbeitnehmer als auch Führungskräfte zufrieden sein können. Es ist eine Bewegung in Richtung einer klareren, effizienteren Personalverwaltung, die den Anforderungen der heutigen Arbeitswelt gerecht wird.
Morgen wird es keine Geduldsprobe mehr sein, eine Gehaltsabrechnung zu finden. Es wird nur ein Passwort, ein paar Sekunden und eine Internetverbindung benötigt. Im Hintergrund wird auch die Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem Arbeitnehmer transformiert, getragen von einer erneuerten Transparenz und Vertrauen.